USO CORRECTO DEL CORREO ELECTRÓNICO.

NORMAS NETIQUETTE

Netiquette (una contracción de las palabras "net" y "etiquette") se refiere al conjunto de reglas que rigen el comportamiento correcto en internet, con el fin de respetar a los demás y ser respetados. Las Normas Básicas para el envío de correos electrónicos se pueden resumir en los siguientes aspectos:

Cuando se escribe y envía un mensaje

• Indicar el asunto del mensaje con claridad en el campo "Asunto". Esto es particularmente importante para el destinatario del mensaje. Si el asunto del mensaje es claro, será mucho más fácil para el destinatario decidir cuáles son más importantes y cuáles no cuando lea todos los correos electrónicos recibidos. Esto permitirá al destinatario clasificar su correo con facilidad. Se puede hacer una distinción entre el asunto general, normalmente ubicado entre paréntesis (como el nombre del proyecto) y un resumen corto del mensaje, por ejemplo:
• Privacidad. Enviar correos electrónicos únicamente a las personas que estén involucradas. No es aconsejable (y es molesto para los destinatarios) enviar correos electrónicos a todos sus contactos. Los destinatarios pierden un tiempo valioso clasificando los mensajes que realmente les interesa de aquellos que les interesa poco o nada. Es más, esta práctica ocupa los recursos de la red innecesariamente.
  • El campo "Para": designa al destinatario principal. Ésta es la persona a quien se le envía el correo electrónico.
  • El campo "CC": muestra las personas a las que se les informa sobre esta comunicación por correo electrónico.
  • El campo "CCO": designa los destinatarios que los otros destinatarios no pueden ver. Se recomienda no usar este elemento. En cambio, se recomienda enviarles una copia del mensaje anterior aparte.
• Ser breve y dar un amplio contexto al mensaje. Para que se lea y se entienda, es preferible usar oraciones cortas y precisas. Si el mensaje es largo, divídalo en muchos párrafos para que sea más fácil de leer. Un texto preciso, bien estructurado, ayuda a evitar malentendidos o confusiones. Se puede enviar un mensaje a otros usuarios rápida y fácilmente. Utilice lenguaje apropiado y evite el humor, el sarcasmo y los insultos fuera de lugar. Para beneficiar a los destinatarios profesionales, es útil comenzar un mensaje con una de las siguientes frases:
  • Para su información
  • Para su aprobación
  • Seguimiento
• Si se deben adjuntar documentos al mensaje, hay que tener en cuenta los destinatarios. Es posible que el destinatario de un archivo adjunto no tenga el software para leerlo. Es importante asegurarse de que el archivo está guardado en un formato que la mayoría de los software actuales puedan leer. (por ej. .rtf en vez de .doc). Además, hay que estar atento al tamaño del adjunto. Cuanto más grande sea el archivo, se necesitará más tiempo para enviar y recibir. Un archivo enorme podría ser bloqueado por el servidor de correo electrónico remoto o saturar la casilla de entrada del destinatario, evitando la recepción de otros mensajes. Utilice las herramientas de compresión/descompresión (como ZIP) para reducir el tamaño de estos archivos. 
  Antes de enviar un mensaje que supuestamente tiene un adjunto, asegúrese de que tenga el adjunto!
• Evitar usar letras mayúsculas. El texto escrito en mayúscula es difícil de leer. Es más, usar palabras en letras mayúsculas en Internet sugiere que está expresando emociones fuertes (tales como alegría o enojo), lo que puede no ser bien visto por el destinatario. Para enfatizar un término, es recomendable escribirlo entre comillas.
• Con relación al contenido es importante tener en cuenta que no existen gestos, ni entonación ni timbre de voz, por lo tanto se debe tener cuidado con las palabras que se expresan.
• Antes de enviar un mensaje, dedicar unos minutos para volver a leerlo. Tratar de corregir los errores tipográficos o de lengua. El estilo del mensaje refleja la imagen del remitente.
• Asegurarse de identificarse y dejar información de contacto al final del mensaje. Se recomienda siempre saludar y despedirse en el envío de un mensaje. No hay que olvidarse que quien recibe es un ser humano.

Recomendable poner la firma personal al final de los correos electrónicos, pero sin quitar demasiado espacio (cuatro o cinco líneas como máximo), especificando, por ejemplo, su ocupación y la organización a la que pertenece. Los números de teléfono pueden ser útiles si uno de los destinatarios necesita contactar rápidamente. La costumbre señala que la firma debe estar precedida por una línea que no contenga nada más que dos guiones ("--").

Cuando se recibe un mensaje

• Cuando se haya leído un mensaje, decidir inmediatamente dónde guardarlo. Los correos electrónicos se pueden administrar de la misma manera que el correo tradicional. Para encontrar un mensaje fácilmente, es recomendable colocar los mensajes recibidos en carpetas por temas. De esta manera, será más fácil encontrar un mensaje viejo o las partes de un debate. Algunos clientes de correo electrónico permiten asignar un color al mensaje. Puede ser útil asignar un código de color para identificar ciertas categorías de mensajes.
• Excepto que sea necesario, no imprimir los correos electrónicos. Cuando el correo electrónico está guardado correctamente, se podrá encontrar fácilmente si se lo necesita. Por esta razón, es inútil imprimir todos los correos electrónicos. Esto evita desperdiciar papel y ayuda a preservar el ambiente.
• Respetar la privacidad de los mensajes recibidos. No enviar o copiar a otros un correo electrónico que nos fue enviado sin el consentimiento del remitente original.

Uso de emoticonos (smileys)

Los emoticonos (a veces llamados smileys) son símbolos incluidos en los mensajes que indican el humor (jocoso, sarcástico, irónico, etc.) de la persona que escribió el mensaje. Generalmente, su uso se reserva para los mensajes no profesionales.