LOS LADRONES DE TIEMPO: CÓMO COMBATIRLOS

En muchas ocasiones todos sentimos que nos falta tiempo para poder realizar la faena o tareas previstas o necesarias, llegando a parecernos algo imposible. Una llamada, un nuevo email, alguien que nos reclama un momento, etc. Todos estos aspectos que implican romper con la tarea que estamos llevando a cabo para atender otra u otras cuestiones que nos roban minutos al día, son los denominados ladrones de tiempo, y es importante saber detectarlos y poder combatirlos y mantenerlos a raya para conseguir ser más productivos.

Cómo ser más productivos: Combatir a los ladrones de tiempo

Algunos de estos ladrones son evidentes: nos percatamos de que estamos perdiendo el tiempo, aunque en ocasiones no pongamos mucho empeño en evitarlo.

Otros, sin embargo, pasan inadvertidos y nos van robando minutos a diario sin que seamos capaces de reconocer su presencia. Algunos proceden del exterior (una llamada de teléfono o una reunión inesperada) y otros los generamos nosotros mismos (mirar continuamente las redes sociales o no organizar bien las tareas a realizar).

Los ladrones de tiempo más habituales son:

- Falta de organización personal: no tener planificadas las tareas, tener la mesa desordenada o no utilizar correctamente una agenda.

- E-mail: abrir cada correo electrónico nuevo en el mismo momento en que se recibe puede hacernos perder tiempo. Si estamos concentrados en una tarea, parar a leer emails supondrá una distracción innecesaria que nos puede hacer perder el hilo de lo que estábamos haciendo.

- Teléfono: hay momentos en los que es necesario “desenchufar” el teléfono y concentrarse en la tarea que se está realizando.

- Redes sociales: revisarlas continuamente.

- Reuniones improductivas: un clásico de los ladrones de tiempo en la oficina son esas reuniones que se alargan sin tener un objetivo definido y de las que no se saca nada en claro. Divagar sobre algunos asuntos sin haber planificado y preparado una reunión es poco productivo. Es importante aprender a realizar reuniones efectivas.

- Interrupciones: empezamos a realizar una tarea y, de repente, alguien nos reclama/interrumpe con cuestiones que pueden o no tener que ver con el trabajo.

Las interrupciones rompen el ritmo de trabajo y la concentración. No se trata de ignorar al resto de compañeros, pero es necesario saber marcar una línea cuando necesitamos no ser molestados para poder estar concentrados.

Es necesario aprender a decir no.

- Lo importante y lo urgente: a veces nos dedicamos a apagar fuegos y a resolver asuntos urgentes, posponiendo un día tras otro las actividades realmente importantes. En caso de no poder abarcar todo, es importante saber delegar.

¿Cómo combatir los ladrones de tiempo?

- Objetivos claros y tareas clave: es necesario identificar objetivos (semanales, mensuales, trimestrales, etc.) y definir las tareas clave para cada uno de dichos objetivos.

Es necesario diferenciar qué tareas son importantes y cuáles son aquellas tareas urgentes que van surgiendo en el día a día.

Elaborar una lista con los objetivos y tareas a realizar y ponerla en un lugar visible, nos ayudará.

- Aprovechar las primeras horas del día: es recomendable realizar las tareas clave (las más importantes) al inicio de la mañana, ya que es en ese momento cuando somos más productivos y nuestros niveles de concentración son mayores.

- Planificación: al final de cada jornada, nos ayudará anotar en la agenda todas las tareas pendientes y, cada mañana, revisar dicha lista y planificar el día.

- Plazos: establecer plazos y fechas límite para cada tarea. En ocasiones, si no tenemos una fecha tope para acabar un trabajo, lo aplazamos eternamente.

- Tiempo sin interrupciones: reservar parte del día para trabajar sin que nadie nos interrumpa. Será recomendable comentárselo a los compañeros para que ellos respeten ese momento.

- Descansos planificados: para ser productivo es necesario descansar. Es útil planificar las pausas que vamos a realizar para no excedernos o quedarnos cortos. (Por ejemplo, un descanso de 10 minutos cada dos horas puede ser suficiente).

- Teléfono móvil: tenerlo a mano y con las notificaciones activadas es una tentación que nos puede hacer saltar de nuestras tareas al móvil y viceversa cada poco tiempo.

Con todo esto, vemos que para aumentar la productividad es fundamental la capacidad para identificar los ladrones de tiempo y la puesta en marcha de las medidas necesarias para neutralizarlos y combatirlos. ¡El tiempo es oro!