¿ES EFECTIVA LA COMUNICACIÓN EN NUESTRA ORGANIZACIÓN?

Es importante que en toda organización la comunicación que se establezca sea efectiva, por lo que lo primero que debemos distinguir es qué significa comunicación efectiva.

Podríamos definirla como una forma de comunicación que logra que quien transmite el mensaje lo haga de forma clara y entendible para su interlocutor/es, sin que genere confusión, dudas o interpretaciones erróneas. En un contexto donde existe una comunicación efectiva, las personas saben lo que deben saber (ni más ni menos), y en el momento oportuno (ni antes ni después).

De aquí se traduce la necesidad e importancia de definir qué canales deben existir, qué accesibilidad tienen los empleados a determinada información y, por lo tanto, cómo mantener un equilibrio entre la confidencialidad, la eficiencia, y la eficacia.

El canal principal para transmitir la información

La gestión de la información y el conocimiento constituye una de las claves de éxito, y la comunicación es la faceta más humana en dicha gestión. A pesar de que la tecnología ha revolucionado la comunicación entre las personas, a nivel organizacional las reuniones siguen siendo el canal fundamental para planificar, ejecutar o revisar el trabajo, y por ende, la gestión eficaz de dichas reuniones es una clave de éxito para que la información se canalice de manera adecuada y para que el trabajo en equipo sea una cuestión de sinergia real.

Es importante definir y distinguir entre los tipos de reuniones, así como que éstas tengan claro un orden del día, un tiempo limitado, y un acta de decisiones tomadas o cosas pendientes para próximas reuniones.

Canales que integran la comunicación interna

A parte de las reuniones, también existen otros canales que forman parte importante de la comunicación interna:

• Encuesta de clima laboral: es el principal canal de comunicación ascendente en donde las organizaciones grandes pueden tener una información valiosa para la mejora (y normalmente anónima).
• Reuniones confidenciales con Dirección: En algunas organizaciones, el director general establece un día al mes, donde cualquier empleado puede solicitar una cita para tratar directamente cuestiones personales que puedan afectar a la consecución de los objetivos de la organización.
• E-mail:  la aparición de Internet y del correo electrónico ha supuesto una revolución en las comunicaciones, pero también supone un arma de doble filo, ya que la cantidad de e-mail no estrictamente necesarios es cada vez mayor, y la propia gestión de e-mails se ha convertido en un cuello de botella en muchas organizaciones
• CRM: (Customer Relationship Managment), esta herramienta tiene por objetivo registrar información relativa al cliente, o potencial cliente. Una gestión efectiva del CRM puede ser muy positiva para la comunicación interna.
• Gestor de Tareas: existen muchas herramientas para gestionar tareas que han proliferado en la última década, precisamente para reducir e-mail y mantener una comunicación más ordenada
• Espacios de comunicación interna: estos espacios virtuales pueden ser portales de empleado, red social interna, canales por proyecto, etc.

Podemos concebir estos elementos como un guión sobre el que apoyarnos a la hora de evaluar si la comunicación interna en una organización es efectiva. Hay que ser consciente, sin embargo, que la comunicación es algo mucho más complejo y que, por lo tanto, no puede quedar limitada solamente a estas cuestiones. Para detectar mediante otra vía posibles cuestiones a nivel comunicativo, es posible indagar con preguntas a través de entrevistas, para no perder de vista aquello que va más allá de un papel o un software.